ワンポイントマナー

『こんな場面ではどうすればよいのだろうか』、『たしか研修で習ったはずだけど』
そんな時に役に立つ急募転職エージェントのお役立ちワンポイントマナー

ワンポイントマナー

E-Mailのマナー
E-Mail 基本マナー
宛先（Address）
アドレスのドット（.）ひとつでも間違うと、相手に届かないばかりか、誤送先のサーバにも迷惑となります。相手のアドレスは正確に入力しましょう。
件名（Subject）
メールには本文内容が分かるように簡潔かつ適切な件名（サブジェクト）をつけます。
これは受信者が多くのメールから検索したり、忙しい時に後で読むべきか、今すぐ読むべきか区別したりするためです。
例えば、「○○日の打ち合わせの件」と言う件名ですと、打ち合わせの内容に付いて書かれているか、はたまた中止のお知らせなのか分かりません。件名だけでメールが分かる様にするためには、「【お知らせ】○○日の打ち合わせ-中止」と具体的に書くのがマナーです。
また、会社で一つのメールアドレスを共有している場合には、件名に担当者名も入れておくと確実です。
本文
まず名乗る事を忘れずに。差出人のメールアドレスだけでは誰だかわからない可能性もあります。
手軽に書いて出せるといっても挨拶をおろそかにしてはいけません。ただし、一般の手紙のような、時候の挨拶などの形式や言いまわしは必要ありません。「いつもお世話になっています」などの簡単な挨拶を入れましょう。
文面は必要事項を簡潔に書き、相手が読みやすい文章を心がけます。１行の文字数は、30〜35文字程度になるように適宜改行を入れます。行数が長くなる場合は、段落ごとに空行を入れるようにする。
連絡文と資料などの文書は分け、後者は添付ファイルにして送りましょう。
署名（Signature）
誰が出したメールかはっきりさせるために、メールの最後には所属・名前・電話番号などの入った署名（シグネチャー）を入れます。ソフトによっては、自動的に入るものもありますが、あまり長くなり過ぎないように6行程度にまとめましょう。
TO（宛先）
「宛先」の欄に複数のアドレスを入れると、連名としての通信となり、それぞれのアドレスに送られます。
メールを送る際には､必ず宛先を入れる必要があります。
CC（副次的な宛先）
「宛先」のアドレスのほかに「CC」欄に別のアドレスを入れて送信すると、両方のアドレスに 同じメールが届きます。
「宛先」「CC」双方のメールヘッダには、CCで送ったことが記載されます。返信など特に必要とせず、目を通して欲しい人のアドレスを入れます。
BCC（客先、副次的な宛先の相手に知らせずに第三者に送信する為の宛先）
「宛先」「CC」のほかに「BCC」の欄にアドレスを入れて送信すると、それぞれの相手に同じメールが届きます。
ただし、「宛先」「CC」双方のメールヘッダには、BCCのアドレスに送ったことが記載されません。
同じ内容のメールを送ったことを「宛先」「CC」の相手に知られたくない場合、その人のアドレスを「BCC」に入力します。
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メールを書く時の注意点
装飾を加えたメールは基本的に出さない
相手がどのような環境、機種でメールを読むかは様々。メールソフトによっては、文書に センタリングや太字・色付文字等の装飾を加えたHTML形式のメールを送ることができます。しかし、シンプルな文字のみを送受信するテキスト形式しか使えないメールソフトを使っている人にHTML形式で送ると、タグ情報が表示されるので文章が乱れてしまいます。
送信側・受信側が同じ環境なら問題ありませんが、環境が不明な多くの人とのやりとりをする場合には、メールソフトの設定はテキスト形式にし、通常のメッセージはできるだけシンプルにした方が良いでしょう。
使える文字・使えない記号
Eメールで使える文字は、下に示した区分けにおさまるものに限られ、半角カタカナは使えません。他の文字コードで送ると、相手は文字化けしたメールを受け取ることになるので注意しましょう。自分の受信出来るメールは、誰でも受信出来ると思い込んでビジネスメールを出してしまうと、「非常識な人」と恥をかいてしまいます。
また、特殊な記号を使う事は避けましょう。自分のパソコンでは普通に表示されていても、 相手のところでは文字化けすることがあります。丸付き数字（１、２など）やローマ数字（I、IIなど）はその可能性が大きく、外字（ユーザーが独自に登録した文字）は不可です。
Eメールで使える記号
・半角英数字・記号（例：123ABCabc!"#$%&など）
・全角英数字.記号（例：１２３ＡＢＣａｂｃ！”＃＄％＆など）
・ひらがな・全角カタカナ・ほぼ全ての漢字
・全角記号文字（以下に表示されているもののみ）
Eメールで使えない記号
・半角カタカナ
・丸付き文字、ローマ数字、括弧付き省略文字、単位記号などの機械依存文字
（特定の機種や環境に依存する文字）
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返信時の引用の考え方
届いたメールに返事を書くとき、「この間のメールの件で…」などのあいまいな表現では、どのメールの件か相手を混乱させたり誤解やトラブルを招く恐れがあります。どのメールの件かわかるよう、適切に引用するようにします。
そこで受信したメールから「返信」のアイコンをクリックすると、自動的に受信済みの文章に引用符「>」のつくように設定をしておくと便利です。そこに自分の返事を書き込むだけでも送れますが、 必要もないのにメールの全文を引用したりせず、文意を伝えるのに必要な箇所だけを引用するようにしましょう。
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ファイルを添付するときの注意点
画像や音、ページレイアウトした文書や表計算のファイルなどは、メールに添付して送ることができます。
ただし、相手側のパソコンに、添付ファイルを開くことのできるアプリケーションソフトがインストールされている必要があります。特に、WindowsとMacintoshの間では、互換性のないものがあったり、同じWindowsでもバージョンによって開かなかったりするので、あらかじめ相手の使っているコンピュータの機種やソフト、バージョンを確認しておくことが必要となります。
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メッセージの容量
送ろうとしているメッセージがどのくらいの大きさなのか、把握しておく必要があります。容量の重すぎるメールは、相手の端末の負担になるだけでなく、送信できない場合があります。重すぎる添付ファイルは数回に分けて送るか、圧縮して送るようにしましょう。なお、圧縮ファイルを送るときには、相手のパソコンに解凍ソフトがあるかどうかを確認しておきましょう。
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メール送信前のチェック事項
・送信先のアドレスは間違っていませんか？
・文章の主旨がはっきりしていて、簡潔に書かれていますか？
・誤字や脱字がありませんか？
・数字は間違っていませんか？
・相手の会社名、部署名、氏名、敬称は間違っていませんか？
・第三者に見られることがあっても問題のない内容ですか？

メールを送信する前に、以上の事は必ず確認しましょう。
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出来るだけ速く返信しよう
自分の都合で好きな時に読めるのが電子メールの利点ですが、仕事が忙しい時には読まなくて良いと言う事ではありません。 もらったメールは必ず返信するというのが、ビジネスメールのマナーです。とはいえ、ややこしい用件だったり、とても忙しい時は 返信が面倒になりがちです。そんな時は、取り敢えずメールを読んだ事だけでも返信しておきましょう。くどくど書く必要はありません。いつ頃、ちゃんとした返事が書けるかを書き添えて、「後日、改めてメールします」と結んでおけば良いのです。
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返信を送る時の注意点
メーリングリストで受信したメールに返事を送るとき、全員に送るのか、または特定の個人に送るのかで注意が必要になります。「返信」「全員に返信」のアイコンをクリックして返信メールを作成すると、アドレス欄にはメーリングリストのアドレスが入るので、登録されているメンバー全員に送られます。元のメールの発信者や、特定の個人だけに返事を送りたい場合は、「転送」をクリックし、その人のアドレスを入れて送ります。
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E-Mail は確実な連絡ツールではありません
Eメールは早くて確実に連絡がとれるものと過信しがちですが、配送経路でトラブルがあった場合、メールが届くまでに時間がかかったり、メールそのものが途中で行方不明になることもないわけではありません。
また、メールが届いていても相手がすぐにメールボックスを確認するとは限りません。Eメールで送るのが適切であったとしても、急ぎの用事や重要事項などは、電話で「これ送ります」「いま送りました」と一報を入れた方が良いでしょう。
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見られて困る内容はメールで送らない
暗号化装置を使っている場合を除いて、電子メールの秘密を守ることはできません。ですから、第三者に見られてはいけないような内容をやり取りする場合に、電子メールを使うのはやめましょう。

※マナーについては、様々なケースがあります。こちらで紹介しましたものは、ごく一般的な内容でまとめてありますので、
参考資料としてお役立て下さい。

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