	ダイヤルする前に
	相手の会社名や名前、用件を事前に確認。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておきましょう。
	いきなり用件に入らない
	「～の件でお電話いたしました」と、まず前置きをしましょう。用件が多い時は「今よろしいでしょうか」と相手の都合を確認するほうが良いでしょう。
	電話を切るとき
	ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪いので気をつけましょう。

	電話のベルは2回まで
	ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ります。ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせ致しました。」のひと言を添えます。
	第一声は「はい」
	相手の会社名や名前、用件を事前に確認。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておきましょう。
	相手を必ず確認する
	外線ならば「お電話ありがとうございます。○○会社の○○部でございます。」、内線ならば「○○部の○○でございます。」
	挨拶も忘れずに
	相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「お世話になっております。」の挨拶を忘れずに。
	メモは正確に
	相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握します。
	伝言メモの例
	必要な項目を明記したメモ用紙を常に電話のそばに用意しておくと良いでしょう。

	「少々お待ちください」と保留にして、しばらくして「ただ今外出中です」｢席をはずしています｣では先方は気分を害してしまいます。出来るだけ早く確認を取り「ただ今席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」等の応対をしましょう。
	かけた電話が何回も違う部署に回され、その度に名前は？用件は？と聞かれるのはイヤなものです。電話を回す時には、「○○社の△△さんから××の件で」と、伝えましょう。

電話を受けるとき
	電話がかかってきたら
	ベルが2回鳴るまでに出る。左手に受話器、右手に筆記具を持ち、メモ用紙を机の上に用意する。
	電話取ったら名乗る。
	・会社名、または部署名まで名乗る。「はい（お電話ありがとうございます）、○○会社営業部でございます。」・ベルが3回以上鳴ったときには、「お待たせいたしました」を忘れずに。「（大変）お待たせいたしました、○○会社営業部でございます。」
	相手が名乗ったら、会社名、氏名を正しく聞き取り、メモに記入しながら復唱・確認する。
	「△△会社の佐藤様でいらっしゃいますね。」・相手に応じたあいさつをする「いつもお世話になっております。」
	相手が指名したら、待ってもらうことを断って保留にする。
	「山本でございますね。少々お待ちください。」・相手が名乗らずいきなり指名してきた場合「失礼ですが、どちらさまでしょうか」と相手を確認した上で「△△会社の佐藤様でいらっしゃいますね。山本とかわりますので少々お待ちください。」
	指名された人が不在のときは、まず謝罪する。
	「（大変）申し訳ありません（ございません）。」・指名された人が離席中のとき「山本はただいま席をはずしております。」・指名された人が外出中のときは、戻る時間も伝える。「あいにく山本は外出しております。3時頃には戻る予定でございます。」
	指名された人本人に折り返し電話をかけさせる場合。
	・相手がそれほど急いでいない場合「戻りましたら折り返しお電話を差し上げるようにいたしましょうか。」・急いで指名された人に連絡をつけなければならない場合「こちらで山本と連絡をとって、すぐにお電話差し上げるようにいたします。」
	指名された人にかわって相手の要件を聞く場合。
	よろしければご用件をうかがいますが」 ※5W2H（いつ、どこで、何を、誰が、なぜ、どのように、どのくらい／いくら）をおさえてメモをとる。
	要点を復唱・確認する。
	「復唱いたします（繰り返します）。」
	自分の部署名、名前を名乗る。
	「確かに申し伝えます。私、○○課の△△と申します（が承りました）。」
	締めくくりのあいさつをする。
	「ありがとうございました。」「失礼いたします。」「今後ともよろしくお願いいたします」
	電話を切る。相手が電話を切った事を確認した後で受話器を静かに置く。
	ガチャンと切るのは感じが悪いので気をつけましょう。

電話をかけるとき
	事前に準備しておく。
	・相手の電話番号、所属部署、役職、氏名を確認する。・用件と、話す順序を整理する・必要な資料、メモを手元に用意する
	相手が出たら自分の会社、名前を名乗り、あいさつをする。
	・取引先など、つき合いのある相手の場合「○○会社の山本です。いつもお世話になっております。」・初めて電話をする相手の場合「お忙しいところ失礼いたします。私、○○会社の山本と申します。」
	呼び出してほしい相手の名前を告げる。
	「恐れ入りますが、○○部の佐藤様はいらっしゃいますか。」
	呼び出し相手が出たら、再度名乗って挨拶をする。
	「○○会社の山本でございます（です）。いつもお世話になっております。」
	用件は明確に、要点をおさえて簡潔に話す。
	・用件が長くなりそうな場合は相手の承諾を得てから話す。「○○の件ですが。」「○点あります。まず1点目ですが。」「今よろしいでしょうか。」「少々お時間をいただけますでしょうか。」
	話したい相手が不在の場合
	自分がどうしたいかを取り次いだ人に伝える。「かけ直しますので、電話のあったことをお伝えいただけますか。」「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」「伝言をお願いできますか。」
	伝言を頼んだときは、用件が正しく伝わっているかを確認し、相手の名を聞いておく。
	・相手が復唱しないときはポイントを要領よく復唱する。「念のため確認させていただきます。」・相手が名乗らないとき「失礼ですが、お名前をうかがわせていただけますか。」
	折り返し電話をもらうときは、電話番号を伝えておくと、相手の手間が省ける。
	「念のため電話番号を申し上げます。」
	自分の部署名、名前を名乗る。
	「確かに申し伝えます。私、○○課の△△と申します（が承りました）。」
	締めくくりのあいさつをする。
	「それでは、よろしくお願いいたします。」
	電話を切る。原則として、電話をかけた方が先に切る。
	※ 相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く

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